Как создать акт услуг: от загрузки до отправки

Когда раздел настроен, акт от фото до iiko занимает несколько минут: загрузили файл, проверили услуги и счета расходов, отправили. Вбивать акт в BackOffice вручную не нужно. Дальше в статье — просто «iiko»: у ресторана на Syrve все то же самое, только кнопки называются «…в Syrve».

Акт услуг — это документ от аренды, клининга, рекламы, ремонта, то есть от поставщика, который продает не товар, а услугу. В iiko он становится актом приема услуг, а не приходной накладной, поэтому живет в своем разделе «Акты услуг».

1. Один раз: подготовьте раздел#

Это делает владелец ресторана, один раз.

1. Включите раздел. «Настройки → Акты услуг», карточка «Акты услуг», тумблер «Включить раздел». В боковом меню появится пункт «Акты услуг».
2. Подключите Cloud API. Акты уходят в iiko не через обычное подключение, а через отдельный ключ. «Настройки → Подключение iiko», карточка «Cloud API (акты услуг)»: «Подключить», вставьте ключ, «Проверить и сохранить», выберите организацию. Где взять ключ и что значат статусы — в статье «Подключение Cloud API».
3. Задайте часовой пояс и счет. Вернитесь в «Настройки → Акты услуг»: выберите «Часовой пояс актов» и «Счет расходов по умолчанию». Если счетов в списке нет, нажмите «Обновить план счетов».

1234

1. «Включить раздел» — включает раздел для ресторана.
2. «Часовой пояс актов» — по нему дата акта уходит в iiko.
3. «Счет расходов по умолчанию» — подставляется в новые строки актов.
4. «Обновить план счетов» — подтягивает счета расходов из iiko.

2. Загрузите акт#

Откройте «Акты услуг» и нажмите «Загрузить акт услуг». Можно и через обычную страницу загрузки: переключатель вверху «Накладная / Акт услуг» поставьте на «Акт услуг». Переключатель виден всегда, если раздел включен. Без готового ключа Cloud API плашка объяснит причину, а добавить файлы акта пока нельзя. Завершите настройку или перейдите к накладным — они загружаются как обычно.

Перетащите в окно фото или PDF акта либо вставьте скриншот из буфера обмена. Каждый файл станет отдельным актом. Поставщика можно подсказать заранее, а можно оставить «Определится сам». Нажмите «Загрузить все».

12345

1. Счетчик — сколько файлов в списке и сколько актов из них получится.
2. «Добавить» — еще файлы; их можно и просто перетащить в окно.
3. «Загрузить все» — отправить файлы из списка на распознавание.
4. Строка файла — миниатюра, имя и размер; крестик убирает файл из списка.
5. Поставщик — подсказка распознаванию; пусто — поставщик определится по тексту акта.

Кнопка «Загрузить акт услуг» неактивна и рядом написано «Нужен ключ Cloud API» — шаг 1 не закончен. Если не хватает только пояса, подпись будет «Укажите часовой пояс актов».

3. Проверьте акт#

Акт появится в списке со статусом «Распознается». Когда распознавание закончится, статус сменится на «Требует проверки». Откройте акт.

12345678

1. «Отправить в iiko» — создает акт в iiko через Cloud API.
2. Поставщик — поставщик услуг из справочника iiko.
3. Входящий номер документа — номер акта с бумаги.
4. Дата документа — дата акта.
5. Услуга в акте — строка так, как она напечатана.
6. Счет расходов — на какой счет спишется услуга; по умолчанию подставлен счет из настроек.
7. Сумма — сумма строки.
8. Услуга в iiko — услуга из номенклатуры iiko, с которой сопоставлена строка.

Что проверить:

• Поставщик, номер и дата совпадают с бумагой. Поставщик должен быть выбран из справочника iiko.
• У каждой строки есть услуга. В поиске и в кандидатах — только позиции номенклатуры типа «Услуга», товары и блюда туда не попадают.
• У каждой строки есть счет расходов. Нужен другой счет, чем по умолчанию, — выберите его в строке.
• Суммы строк сходятся с итогом на бумаге. Лишнюю строку можно исключить.

Склада, тары, скидки и переключателя «Провести» у акта нет: к услугам они не относятся.

4. Отправьте#

Нажмите «Отправить в iiko». Если кнопка неактивна, подсказка у кнопки скажет, чего не хватает: поставщика, даты, услуги или счета в строке.

Откроется окно «Отправить акт услуг в iiko». В блоке «Проверено перед отправкой» видно, выбран ли счет расходов у каждой строки и сходятся ли суммы. Ниже — что ReconDoc запомнит: услугу и счет для строк этого поставщика. В следующий раз они подставятся сами. Нажмите «Отправить в iiko».

5. После отправки#

Статус акта сменится на «Отправлено в iiko». Отправленный акт в ReconDoc закрыт для правок: шапку и строки не поменять, повторно не отправить. Ошиблись — исправьте акт в BackOffice.

Проведен ли акт в iiko, покажет кнопка «Проверить статусы в iiko» в списке актов.

Если связь оборвалась и ReconDoc не узнал, создан ли акт, карточка покажет «Результат отправки не известен» и закроется для правок. Сначала нажмите «Проверить результат», а не «Отправить» еще раз: так в iiko не появится второй акт. Что делать дальше — в статье «Акты услуг», раздел «Результат отправки не известен».