Акты услуг

Поставщик услуг — аренда, клининг, реклама, ремонт — присылает не накладную, а акт приема услуг. Для таких документов в ReconDoc есть отдельный раздел «Акты услуг» в сайдбаре: он работает так же, как «Накладные» (загрузили фото или PDF → распознано → проверили → отправили), но создает в iiko / Syrve не приходную накладную, а акт приема услуг. Раздел появляется, если владелец включил его для ресторана.

Чем акт отличается от накладной#

1. Строки — услуги. В акте сопоставляются только позиции номенклатуры типа «Услуга»; товары и блюда в кандидатах не показываются.
2. Счет расходов. У каждой строки есть колонка «Счет расходов» — счет, на который спишется услуга в Syrve/iiko. По умолчанию подставляется счет из настроек подключения Cloud API, а после первой отправки запоминается за строкой поставщика, как и сопоставление с номенклатурой.
3. Нет склада, тары, скидок и «Провести». У акта нет ни склада-получателя, ни тары, ни распределения скидки, ни признака «провести сразу» — эти поля к услугам не относятся.
4. Отправка — через Cloud API, а не через обычное подключение iiko. Отправить акт можно только после того, как в настройках подключено Cloud API (см. Подключение Cloud API).
5. После отправки карточка закрыта для правок. У отправленного акта (статус «Отправлено в iiko») нельзя менять шапку, строки, пересопоставлять и отправлять повторно — только смотреть и удалять из ReconDoc. Исправить акт можно в BackOffice Syrve/iiko.

12345678

1. «Отправить в iiko» — отправка акта через Cloud API. У ресторана на Syrve кнопка называется «Отправить в Syrve».
2. Поставщик — поставщик услуг из справочника Syrve/iiko; ссылка «Карточка» открывает его карточку в ReconDoc.
3. Входящий номер документа — номер акта с бумаги, под ним акт уйдет в Syrve/iiko.
4. Дата документа — дата акта.
5. Услуга в акте — строка так, как она напечатана в документе.
6. Счет расходов — на какой счет спишется услуга. По умолчанию — счет из настроек Cloud API; выбранный счет запоминается за строкой поставщика.
7. Сумма — сумма строки; итог по строкам сверяется с итогом на бумаге.
8. Услуга в iiko — позиция номенклатуры типа «Услуга», с которой сопоставлена строка. Метка «услуга» под названием — ее тип.

Если документ попал не в тот раздел#

Тип документа меняется в карточке, в поле «Тип документа». Акт, который на самом деле накладная, выберите там «Накладная»: ReconDoc спросит подтверждение, распознает документ заново как накладную и перенесет в раздел «Накладные». Правки строк пропадут. Так же накладную можно сделать актом. После смены вы вернетесь в список, а справа внизу появится уведомление со ссылкой «Открыть документ».

Если акт оказался квитанцией или актом сверки, выберите «Сверка» или «Другое»: документ перейдет в «Накладные» с пометкой, без нового распознавания, и в iiko / Syrve не уйдет. Сменить тип нельзя, если документ уже отправлен или отправка не завершилась, пока он распознается и пока он отмечен «Обработана» (сначала снимите отметку).

Список актов#

Список устроен как список накладных: поиск, фильтры по дате, поставщику и статусу, настройки вида, кнопка «Проверить статусы в iiko» и массовые действия по отмеченным строкам. Отличия — нет колонок «Склад» и «Оплата» (у акта их не бывает), а кнопка «Загрузить акт услуг» ведет на загрузку акта, а не накладной.

1234567

1. «Загрузить акт услуг» — переход к загрузке фото или PDF акта.
2. Поиск — по номеру акта, номеру документа в iiko, поставщику, услуге, комментарию или имени файла.
3. Фильтры — дата, поставщик, статус; число на кнопке — сколько условий применено.
4. Настройки вида — набор и порядок колонок, компактные строки.
5. «Проверить статусы в iiko» — перечитывает из Syrve/iiko статус отправленных актов (проведен или нет).
6. Флажок строки — отмечает акт для массовых действий; флажок в заголовке отмечает все.
7. Статус — «Требует проверки», «Отправляется» (результат отправки еще не известен), «Отправлено в iiko» и другие.

Загрузка#

Загрузка акта устроена как загрузка накладной: фото или PDF и, при необходимости, подсказка поставщика. Распознавание акта — свой вариант: система ищет период оказания услуги, объект и единицы вроде «усл.», «мес.», «час», а не тару и артикулы.

Страница загрузки у накладных и актов одна. Вверху переключатель «Накладная / Акт услуг» задает, что вы загружаете. Он виден всегда, когда раздел «Акты услуг» включен. Если выбран «Акт услуг», но ключ Cloud API не готов, под переключателем появляется плашка с причиной: нужен ключ, организация или часовой пояс актов. Добавить файлы пока нельзя; можно перейти к накладным — они загружаются как обычно. Как завершить настройку — в статье Подключение Cloud API. Тип меняется только при пустой очереди: пока в списке есть файлы, вторая половина переключателя неактивна, а рядом подсказка «Сначала загрузите или уберите выбранные файлы».

Кнопка «Загрузить акт услуг» в списке актов неактивна, пока ключ Cloud API не готов (условия те же): рядом написано «Нужен ключ Cloud API». Владельцу ресторана там же дана ссылка «Подключить» — она ведет к карточке ключа в настройках. Остальным ролям подсказка говорит, что ключ подключает владелец ресторана. Если ключ и организация в порядке и не хватает только часового пояса актов, подпись другая — «Укажите часовой пояс актов»: у владельца это ссылка на карточку «Акты услуг» в настройках, остальным подсказка говорит, что пояс указывает владелец ресторана.

12345

1. Счетчик — сколько файлов в списке и сколько актов из них получится.
2. «Добавить» — выбрать еще файлы; их можно и просто перетащить в окно.
3. «Загрузить все» — отправить файлы из списка на распознавание.
4. Строка файла — миниатюра, имя и размер; крестик справа убирает файл из списка.
5. Поставщик — подсказка распознаванию. Пусто — «Определится сам» по тексту акта.

Отправка и что может пойти не так#

Кнопка «Отправить в Syrve/iiko» доступна из статусов «Требует проверки», «Ошибка» и «Дубль» — если у каждой неисключенной строки есть услуга, сумма и счет расходов, а Cloud API подключен и настроены организация и часовой пояс ресторана. Без этого плашка вердикта показывает, чего не хватает.

Если iiko перестал принимать ключ (его отозвали или заменили на стороне iiko), загрузка и отправка актов приостанавливаются до замены ключа: в карточке ключа появляется красная плашка «Ключ не принимается iiko — замените его». Накладные при этом работают как обычно, а уже загруженные акты остаются на месте и уйдут после замены ключа. Ключ заменяет владелец, как — в статье Подключение Cloud API.

Отправка занимает время, и связь может прерваться до того, как ReconDoc узнает результат. Для таких случаев есть отдельное состояние.

«Результат отправки не известен»#

Если ответ Syrve/iiko не пришел вовремя, карточка показывает плашку «Результат отправки не известен. Проверьте результат, прежде чем отправлять заново» и становится доступной только для чтения. Дальше — три пути:

1. «Проверить результат» — ReconDoc ищет документ этой отправки в Syrve/iiko по внутренней метке. Нашелся однозначно → акт помечается отправленным сам. Нашлось несколько похожих документов или один без точного совпадения → они показываются списком с кнопкой «Это наш акт» у каждого: нужно посмотреть номер, дату и сумму и выбрать нужный, либо убедиться, что это не наш документ, и удалить лишнее в BackOffice.
2. «Это наш акт» — привязывает выбранный документ к акту в ReconDoc. Если это документ, отправленный раньше этой попытки (например, старая попытка все же дошла), карточка предупредит датой той попытки: строки в Syrve/iiko могут отличаться от того, что сейчас показано в ReconDoc.
3. «Акта нет — снять попытку» — появляется только после того, как ReconDoc сам проверил Syrve/iiko и не нашел документа, и с момента отправки прошло достаточно времени. Перед снятием ReconDoc предупреждает: если документ все же появится позже, в Syrve/iiko останется дубль. Снимайте попытку, только если проверили в BackOffice, что документа нет. После снятия акт снова редактируемый, следующая отправка начинается заново.

Пока результат отправки не известен, шапка, строки, файлы и повторная отправка закрыты — это защита от случайного дубля, а не сбой интерфейса.

Так выглядит карточка, когда «Проверить результат» нашел похожие документы:

12345

1. Плашка — ReconDoc не знает, создан ли акт в Syrve/iiko; до проверки карточка закрыта для правок и повторной отправки.
2. «Проверить результат» — поиск документа этой попытки в Syrve/iiko.
3. Похожий документ — номер, дата и сумма документа, который нашелся в Syrve/iiko, под ними комментарий документа.
4. «отправлялся ранее» — документ создан одной из прошлых попыток отправки этого акта; дата — когда она была. Строки в нем могут отличаться от текущей карточки.
5. «Это наш акт» — привязать документ к акту: ReconDoc переспросит, показав номер, дату и сумму, и после подтверждения акт станет отправленным.

Кто что может#

Смотреть акты может любой участник с доступом к накладным, включая роли «Наблюдатель» и «Ответственный за оплаты» — им раздел открыт только для чтения. Загружать, редактировать, отправлять, проверять результат отправки и снимать попытку может участник с правом редактирования накладных. Подключение и замена ключа Cloud API, часовой пояс актов и счет расходов по умолчанию в настройках доступны только владельцу.

Раздел «Оплаты поставщикам» акты не показывает: он про накладные.