Списания

Кухня каждый вечер присылает в чат сообщение вроде «Списание 26.09»: под заголовком разделы «Порча», «Стафф», «Бракераж», а в них строки «Круассан 2шт», «Ромейн пф 0,4», «Борщ 3кг», «Стейк мясника 1».

Раздел «Списания» превращает такое сообщение в акты списания iiko: по одному акту на каждую статью («Порча», «Стафф», «Бракераж»), со строками, сопоставленными с товарами, заготовками и блюдами ресторана. Вы проверяете сомнительные строки и отправляете акты кнопкой — в iiko ничего не уходит, пока человек ее не нажал. Раздел появляется в сайдбаре, если его включили для ресторана.

Вставить сообщение кухни#

Это главный путь. Скопируйте сообщение из чата кухни и нажмите «Вставить сообщение» в списке списаний.

1. Вставьте текст в поле. Можно вставить несколько сообщений сразу — каждое станет своей группой со своей датой.
2. ReconDoc разбирает текст и показывает, что нашел: «Нашли списание за 26.09.2026 — будет 3 акта», и по каждому акту статью, число строк и склад.
3. Если что-то непонятно, под превью появляются вопросы. Ответ — нажатие на вариант:
   • раздел без заголовка или с незнакомым заголовком («Персонал», опечатка) — «Раздел 2 без заголовка — это:» и кнопки статей;
   • раздел повторяется (два «Стафф» в одном сообщении) — «Первый «Стафф» — это:» и кнопки статей или «Объединить». Двух актов одной статьи за одну дату из одного сообщения не бывает: это ошибка кухни, и ReconDoc ее не угадывает молча;
   • склад, если у статьи в настройках склад «Не задан — спросить» — кнопки складов.
4. Когда вопросы решены, нажмите «Создать акты». Откроется карточка первого акта.

Дата берется из заголовка сообщения («Списание 26.09», «за вчера»), год — ближайший, не позже завтрашнего дня. Нет даты в тексте — дата того дня, когда вы вставили сообщение. Если то же сообщение уже добавляли, окно скажет «Это сообщение уже добавлено» и предложит открыть готовые акты, вместо того чтобы создать их второй раз.

Новое списание вручную или голосом#

Кнопка «Новое списание» создает пустой акт: выберите дату, статью и склад (склад подставляется из настроек статьи) и нажмите «Создать акт». В карточке строки добавляются кнопкой «Добавить строку» или голосом — «Надиктовать»: скажите список целиком, и строки добавятся в этот акт.

Карточка акта#

Заголовок — «Акт списания · Порча · 26.09.2026». Под ним переключатель соседних актов того же сообщения («Порча · Стафф · Бракераж»): так удобно пройти все акты группы по очереди.

В шапке — дата, статья (рядом виден ее счет iiko), склад, комментарий к акту и переключатель «Провести в iiko». Склад обязателен: пока его нет, поле подсвечено и акт не отправить.

Справа — «Исходное сообщение»: текст, из которого собран акт, со строками этого акта, выделенными цветом. Это то же, что фото у накладной: видно, что написала кухня.

Строки#

Каждая строка — «Как написано» → «Товар iiko», количество и единица. Под товаром видно, откуда он взялся: «из словаря», «похоже», «подобрано ИИ» или «выбрано вручную», и тип — товар, заготовка или блюдо. Списывать можно все три типа.

• Товар не выбран. Поле товара подсвечено, под ним — кнопки с кандидатами. Нажмите подходящий или найдите товар поиском: в списке у каждой позиции подписаны тип и группа номенклатуры.
• «1 шт = … кг». Кухня написала «2 шт», а товар в iiko учитывается в килограммах, и фасовки с подходящим названием у него нет. Впишите вес одной штуки — ReconDoc пересчитает количество («→ 0,12 кг»), а после отправки запомнит вес в словаре.
• «нет количества». Кухня забыла число («Варенье Вишня»). Впишите количество сами.

Количество уходит в iiko в основной единице товара. Голое число — это и есть основная единица (кг у товаров и заготовок, порция у блюд); граммы и миллилитры пересчитываются в килограммы и литры сами, а под полем видно, что было написано.

Лишнюю строку удаляет меню «…» в конце строки. «Удалить» в шапке удаляет весь акт.

Готовность к отправке#

Нижняя панель прилипает к низу экрана. В ней плашка: «Акт готов к отправке» или «Нужно решить 2 строки: …» с номерами строк и тем, что в них не так. Пока есть что решить, кнопки отправки недоступны. Если вопросы остались в соседних актах группы, панель подскажет и это.

Отправку не блокируют, но предупреждают: акт той же статьи за ту же дату уже отправлен (бывают дополнения), дата акта в будущем или старше 30 дней.

Отправка в iiko#

• «Отправить в iiko» отправляет открытый акт.
• «Отправить группу — 3 акта» отправляет все неотправленные акты сообщения разом. Кнопка доступна, когда вопросов нет ни в одном из них. Итог показывается списком: статья — номер в iiko или причина ошибки. Ошибка в одном акте не отменяет остальные.

Акт уходит проведенным, если в шапке включено «Провести в iiko», и непроведенным, если выключено. Значение для новых актов задает настройка «Проводить акты сразу».

Если связь оборвалась и ReconDoc не узнал, создан ли акт, второй акт он не создаст. При следующем нажатии «Отправить в iiko» он сначала ищет акт в iiko по метке в комментарии (например, «RD a1b2c3d4»): нашел один — привязывает его к карточке; нашел несколько — просит удалить лишние в iiko; не нашел — разрешает отправить снова через несколько минут. Метку задает поле «Метка в комментарии документа» в «Настройки → Правила накладных», карточка «Отправка и валюта». Если поле пустое, искать не по чему: проверьте BackOffice сами, прежде чем отправлять повторно.

Исправить отправленный акт#

После отправки в карточке видны номер акта в iiko и его статус, а акт остается редактируемым. Поправьте строки или шапку и нажмите «Обновить в iiko»: строки акта в iiko заменятся текущими.

• Акт проведен в iiko. Сначала распроведите его в BackOffice, затем нажмите «Обновить в iiko». Без этого ReconDoc откажет с подсказкой: проведенный акт он не перезаписывает.
• Акт удалили в iiko. Кнопка сменится на «Отправить в iiko заново» — она создаст новый акт.

Удаление акта в ReconDoc документ в iiko не трогает: его нужно удалить в BackOffice вручную, окно подтверждения об этом напомнит.

Настройки раздела#

«Настройки → Списания» (группа «Документы»). Видят все, менять может только администратор ресторана. У каждой карточки на странице есть «?», он ведет сюда.

Статьи списания — таблица, по строке на статью:

• На кухне — как статью называют в сообщениях («Стафф»);
• Как еще пишут — другие написания заголовка через «Добавить написание» («стафф питание», «персонал»). Заголовок раздела в сообщении сравнивается с названием и написаниями; не совпал ни с одним — ReconDoc спросит, что это за раздел;
• Счет в iiko — счет списания из справочника iiko (например, «Бесплатная еда сотрудников»). Пусто — статья не отправляется. Если счетов нет в списке, синхронизируйте справочники iiko;
• Склад — с какого склада списывать по умолчанию, или «Не задан — спросить»: тогда склад спрашивается при вставке сообщения;
• Что списывают — «Блюда», «Товары и заготовки» или «Все». Это подсказка поиску: подходящие позиции поднимаются выше, остальные остаются в списке. Для «Бракеража» обычно «Блюда».

Сначала в таблице три статьи — «Порча», «Стафф», «Бракераж» — без счетов. Статьи можно переименовать, добавить и убрать.

Проведение в iiko — отдельная карточка с одним переключателем Проводить акты сразу: включено: новые акты уходят в iiko проведенными; выключено: непроведенными. Это значение переключателя «Провести в iiko» у новых актов, отдельно от такой же настройки накладных. В открытом акте его можно поменять перед отправкой.

Бот списаний — карточка со ссылкой на бота в Telegram (она есть, когда бот списаний подключен на сервере). Прежде чем писать боту, привяжите свой Telegram в карточке «Общий бот ReconDoc» на вкладке «Боты и мессенджеры»; ссылка на нее есть в строке карточки.

Склады в вопросе бота — флажки складов, которые бот списаний предлагает в своем вопросе. Ничего не отмечено — бот предлагает все склады.

Словарь ресторана#

Кухня пишет одно и то же: «Ромейн пф 0,4», «Батон 1,2», «Молоко 3». Когда акт отправлен (или обновлен) в iiko, ReconDoc запоминает каждую строку: написание кухни → выбранный товар и пересчет единиц, например «1 шт = 0,06 кг». В следующий раз такая строка подставится сама, с пометкой «из словаря».

Отдельно учить ничего не нужно: нажатие «Отправить» и есть подтверждение. Если вы выбрали для того же написания другой товар, запоминается последний выбор. Выбор товара без отправки словарь не меняет — акт могут удалить.

Кто что может#

Смотреть списания может любой участник с доступом к накладным, включая «Наблюдателя», — ему раздел открыт только для чтения. Вставлять сообщения, создавать, править, отправлять и обновлять акты может участник с правом редактирования накладных. Настройки раздела меняет только администратор ресторана.

Списания не расходуют лимит накладных тарифа.