Первая накладная: от фото до прихода в iiko

Пройдем один документ от снимка до прихода в iiko / Syrve. Возьмите настоящую накладную — на учебных примерах не видно, где именно спотыкается ваш поставщик.

1. Сфотографируйте накладную#

Если накладная на нескольких страницах — снимите каждую отдельным кадром. Собрать их в один документ вы сможете уже при загрузке.

2. Загрузите файлы#

Загрузить накладную можно двумя способами — с сайта и через мессенджер. Какой удобнее, зависит от того, как устроена работа в ресторане.

С сайта. Откройте раздел «Загрузить» и перетащите фотографии или выберите файлы на диске. Каждый выбранный файл по умолчанию становится отдельной накладной.

Если документ пришел несколькими кадрами, а накладная нужна одна — отметьте файлы чекбоксами слева от названия и нажмите «Объединить в одну накладную» в панели над списком. Накладная станет одна, с несколькими фотографиями.

Здесь же, не открывая накладную, можно сразу задать поставщика и склад. Можно не задавать: сервис определит поставщика по самой накладной. Когда все готово — «Загрузить все». Что значит каждый элемент этого экрана, разобрано в статье «Загрузка».

Через Telegram. Способ для тех, кто не за компьютером. По умолчанию к сервису подключен общий бот — он работает сразу и на любом тарифе; для своего ресторана можно завести отдельного, личного.

Отправьте боту фотографии. Он ответит «Принимаю фото… загружу, когда закончите» и выждет несколько секунд тишины — чтобы вы успели прислать всю пачку, а вопрос был задан один раз, а не к каждому снимку. Затем спросит: «Получено 2 фото. Куда оприходовать?» — выбираете склад. И подтвердит: «Загружено 2 накладных» — со ссылками на каждую.

Боту можно писать лично, а можно пригласить его в группу, где работают те, кто загружает накладные. Как завести своего бота и привязать уведомления к себе — в статье «Telegram-боты».

3. Дождитесь распознавания#

Все загруженные накладные — и с сайта, и из бота — попадают в общий список на экране «Накладные».

Сначала документ стоит со статусом «Распознается»: его читает модель, а позиции сверяются со справочником номенклатуры. Это занимает от двадцати секунд до минуты, список обновится сам.

Когда распознавание закончено, статус меняется на «Требует проверки» — документ прочитан и ждет вашей проверки.

Что еще умеет этот экран — колонки, группировка, фильтры, проверка статусов в iiko — в статье «Список накладных».

4. Проверьте шапку по порядку#

Это самая частая ошибка новичка — сразу лезть в позиции. Задача шапки — убедиться, что заполнено все, без чего документ не уйдет в учетную систему. Проверьте поля:

1. Поставщик iiko — кого сервис выбрал по названию с накладной; в подсказке у подписи видно, как поставщик написан в самом документе. В начале работы сервис вашего поставщика не знает и не всегда определит его точно — тогда поставщика указываете вы, а дальше он запоминает признаки этого бланка и подставляет поставщика сам. От поставщика зависят и подставленные сопоставления: у другого поставщика та же позиция окажется пустой, даже если товар в iiko один и тот же.
2. Тип документа — по умолчанию «Накладная». Если загруженный файл накладной не является, переключите тип: «Сверка» (квитанция, акт сверки) или «Другое» (чек, хозтовары, дубль) — в iiko такой документ не поедет. Услуги (аренда, клининг) — это «Акт услуг»: документ распознается заново и перейдет в раздел «Акты».
3. Входящий номер документа — номер с накладной поставщика, уходит в iiko как есть. Если номер не распознался, поле останется пустым: впишите руками.
4. Дата документа — по ней iiko ставит приход. Если дата не пропечаталась или написана неразборчиво от руки, заполните сами.
5. Срок оплаты — если вы пользуетесь отсрочкой, он считается от даты документа; подробнее в статье «Отсрочка платежа».
6. Склад-получатель — один склад на все позиции. Если товары из одной накладной идут на разные склады, включите «Разные склады для позиций»: в каждой строке появится свой выбор склада, и по умолчанию туда подставится склад из шапки.
7. Комментарий для iiko — если к накладной нужна пометка, она уедет в комментарий документа в учетной системе.

Что значит каждое поле шапки — в статье «Карточка накладной».

5. Сопоставьте позиции#

Ниже шапки — позиции. Слева то, что написал поставщик, справа сервис подставляет товар из вашей номенклатуры. В заголовке таблицы видно, сколько позиций всего и сколько уже сопоставлено. Ваша задача — проверить, что подставлено правильно.

• Товар не подставился — выберите его руками в поиске справа. Эту связку сервис запомнит: в следующей накладной того же поставщика она подставится сама.
• Подставлен не тот товар — замените его. Если неверный вариант предложил сервис и вы не хотите закреплять свой выбор, выключите переключатель «Запомнить» в окне отправки.
• Тара и коэффициент. Часто в учетной системе заведены не все фасовки товара. Допустим, сливки пришли в упаковке 1 литр 900 миллилитров, а такой тары в номенклатуре нет. Рядом с товаром есть поле коэффициента — оно позволяет передать нужную фасовку, не заводя ее в iiko заранее. Правило простое: количество × коэффициент × тара — столько уйдет в iiko. Коэффициент запоминается за товаром.

• Сигнал по цене. Если цена заметно разошлась с прошлым приходом того же товара, строка подписывается: «Цена выше на столько-то процентов» или «Цена ниже». Порог — десять процентов в любую сторону. Сигнал говорит о двух разных вещах. Либо это ошибка: товар пришел в другой фасовке, и единица стала стоить иначе — значит, надо поправить тару или коэффициент. Либо цена действительно изменилась, и тогда это повод разобраться с закупкой.

6. Проверьте НДС и скидку#

Галочка «Учитывать НДС» включается сама, если НДС виден в документе; можно включить и вручную — тогда в таблице появится колонка с суммой налога по каждой позиции.

Скидку на отдельную позицию сервис учитывает сам — она уже сидит в сумме строки. Если распознана скидка на итог всего документа, появится плашка «Распознана скидка с итога документа: …» и кнопка «Списать на строки»: там вы выбираете, делить ее пропорционально суммам позиций или поровну между ними.

7. Сверьте суммы#

Последняя проверка — суммы. Внизу шапки сервис показывает расчетный итог, а строкой ниже — итог из документа поставщика.

«Итого будет передано в iiko» — сумма, которая поедет в документ: посчитана из позиций плюс НДС. «В документе» — итог из накладной поставщика, как он распознан.

Если числа сошлись и плашка скидки не требует решения, вердикт сверки зеленый. Если нет — коротко называет причину: не тот итог, ошибка в конкретной позиции, НДС разошелся с расчетным или потерян разделитель тысяч.

Расхождение отправку не блокирует, а предупреждает — решение остается за вами. Разобрать причину помогает статья «Сумма не сходится».

8. Отправьте в iiko#

Когда все строки сопоставлены и суммы сходятся, нажимайте «Отправить в iiko». Откроется окно с чек-листом: сервис показывает, что он проверил перед отправкой, — сопоставлены ли позиции, равна ли сумма строк итогу документа, указан ли склад, нет ли такого документа в iiko. Если связь с учетной системой сейчас недоступна, он честно скажет, что проверку дублей пропускает.

9. Откройте iiko и убедитесь, что документ на месте#

Не пропускайте этот шаг на первой накладной. Зайдите в BackOffice, найдите приходную накладную по дате и поставщику, посмотрите позиции и сумму.

Это не формальность. Пока вы своими глазами не увидели документ в iiko, доверия к сервису нет — и вы будете перепроверять каждую накладную месяцами. Один раз посмотреть дешевле.

Готово. Куда дальше?#

После отправки сервис возвращает вас в список накладных — ваша накладная уже там, с изменившимся статусом.

Следующая накладная этого поставщика потребует меньше действий: сопоставления, которые вы подтвердили сегодня, сервис выучил и сохранил в разделе «Сопоставления». Это справочник подтвержденных связок между товарами из накладных поставщика и номенклатурой вашей учетной системы. Туда можно зайти и поправить связку, если ошиблись.