Первая накладная: от фото до прихода в iiko

Пройдем один документ от снимка до прихода в iiko. Возьмите настоящую накладную — на учебных примерах не видно, где именно спотыкается ваш поставщик.

1. Сфотографируйте накладную#

Если накладная на нескольких страницах — снимите каждую и загрузите все кадры вместе: сервис соберет их в один документ.

2. Загрузите и дождитесь распознавания#

Откройте Загрузку, перетащите файлы, выберите поставщика, если знаете его заранее. Распознавание занимает от двадцати секунд до минуты — накладная появится в списке со статусом обработки и обновится сама.

3. Проверьте шапку раньше строк#

Это самая частая ошибка новичка — сразу лезть в строки. Порядок другой:

1. Поставщик — тот ли. От него зависит, какие привязки применятся.
2. Дата — она уйдет в iiko как дата прихода.
3. Итоговая сумма — сходится ли с бумагой.
4. Число строк — все ли позиции распознались.

Если сумма не сходится, разбираться с ней надо до привязки товаров: иначе вы привяжете тридцать позиций, а потом окажется, что страница распозналась не целиком.

4. Привяжите товары#

Слева — то, что прочитано с бумаги. Справа — ваш товар из iiko. Задача: в каждой строке выбрать нужную позицию.

Что стоит знать сразу:

• Строка с предложенным вариантом — сервис нашел похожий товар, но не уверен. Проверьте и подтвердите, если верно. Пока не подтвердили, привязка не запоминается.
• Фасовка. Если в накладной ящик, а учет в бутылках, выберите товар с нужной фасовкой — количество пересчитается само.
• Склад. По умолчанию весь документ идет на склад из шапки. Отдельной строке можно назначить свой, если приход разъезжается по разным складам.

5. Сверьте сумму и отправьте#

Под таблицей сервис показывает свой итог и сравнивает с суммой из документа. Если разошлось — загляните в причины расхождения, это почти всегда скидка, НДС или цены в тысячах.

Перед отправкой можно нажать Найти в iiko — сервис проверит, нет ли там уже похожего документа. Полезно, когда накладную мог завести кто-то из смены.

6. Откройте iiko и убедитесь, что документ на месте#

Не пропускайте этот шаг на первой накладной. Зайдите в BackOffice, найдите приходную накладную по дате и поставщику, посмотрите строки и сумму.

Это не формальность. Пока вы своими глазами не увидели документ в iiko, доверия к сервису нет — и вы будете перепроверять каждую накладную месяцами. Один раз посмотреть дешевле.

Готово. Куда дальше?#

Первый документ прошел. Дальше есть смысл потратить десять минут и научить сервис сразу на пачке старых накладных — тогда ручной привязки почти не останется.